An Unbiased View of Gestión de Documentos
An Unbiased View of Gestión de Documentos
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Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.
Con el correcto enfoque y las herramientas adecuadas, las organizaciones pueden traducir la gestión documental en un issue clave de éxito en su desarrollo estratégico.
El propósito de este artículo es ofrecer una guía detallada sobre los Sistemas de Gestión Documental. Pretendemos que este recurso sea útil tanto para los profesionales de TI y administradores del sistema como para los usuarios finales y los gerentes de proyectos.
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Antes de entrar de lleno en materia, podemos colocar de ejemplo uno de estos sistemas. Tal es el caso del software de recursos humanos de Sesame, una herramienta digital enfocada a gestionar muchos de los procesos que guardan relación directa con el departamento de recursos humanos.
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización.
Según una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina ha trabajado alguna vez en la versión incorrecta de un documento. Teniendo en cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar complicado.
La relevancia de los documentos de gestión radica en su capacidad para capturar y almacenar datos clave relacionados con las operaciones comerciales, las transacciones financieras y la comunicación interna y externa.
Flexibilidad para empresas de todos los tamaños: Es escalable y se adapta tanto a las necesidades de pequeñas empresas como de grandes organizaciones.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es important planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
Almacenamiento seguro: Se refiere a la utilización de sistemas que aseguran la protección fileísica y digital de los documentos.
Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se accede a él on line. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil conectado a World wide web para acceder al sistema.
Cifrado de Datos: Los documentos almacenados Gestión Documental en un DMS pueden ser cifrados para protegerlos contra accesos no autorizados y asegurar que la información confidencial se mantenga segura.
La implementación de un DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: